¿Cuál es el número mágico de agentes para responder mi WhatsApp?

Encontrar el número exacto de agentes para responder tanto tu WhatsApp, como los demás canales de comunicación, es muy fácil. Todo lo que debes hacer es analizar tu flujo (volumen) de chats y  b uscar una plataforma en donde puedas: responder desde diferentes dispositivos , unificando todas las conversaciones en un mismo lugar para atender tus líneas con varios miembros de tu equipo. 

Si quieres saber cómo evaluar tu tráfico de mensajes y aprender a optimizar tus tiempos de respuesta, sigue leyendo este blog:

¿Cómo responder WhatsApp en varios dispositivos?

WhatsApp Business es la solución más común para las empresas que quieren empezar a profesionalizar sus canales de comunicación. Sin embargo, esta versión de WhatsApp no ​​es la más óptima para las medianas y grandes empresas. 

Las constantes preguntas sobre: ¿Cómo usar WhatsApp Business en varios teléfonos? lograron que Mark Zuckerberg lanzará al mercado una versión más completa de su aplicación y la distribuyera a través de los servicios multiagentes y multicanales. Así nació WhatsApp Business API, también conocida WhatsApp Enterprise

Todo lo que tu empresa debe saber sobre la API de WhatsApp

La API de WhatsApp es la solución para la eterna pregunta sobre la conexión dual de la versión Business. Las empresas que contratan la API a través de un servicio multiagente y multicanal, tiene la opción de usar una misma línea en varios computadores y de esta manera centralizar su comunicación, agilizando sus tiempos de respuesta en cada chat.

Las marcas que integran la API, también p ueden recurrir a otras alternativas propias del proveedor del servicio, para mejorar su velocidad de atención. Pueden por ejemplo; implementar Chatbots, configurar y enviar mensajes rápidos o segmentar sus equipos por departamentos.

Las opciones que acabamos de mencionar no dependen solo de la API, sino del proveedor, pero todas son compatibles con WhatsApp y juntas, se encuentran en una herramienta completa para hacer más fáciles las tareas de los agentes. Por eso, en la ecuación para encontrar el número perfecto de agentes, la API de WhatsApp resta personal y suma calidad.

¿Cómo agilizar mis respuestas?

(Poder tener una linea de negocio única (API de WhatsApp) y que esta sea contestada por las personas que quieras desde diferentes computadores …) es apenas.

Poder usar WhatsApp Business en varios celulares es solo una de las estrategias para ayudar a tu empresa. A continuación, enumeramos algunas de las alternativas preferidas por las marcas al momento de optimizar su equipo ventas y de atención al cliente:

  •  Uso de Chatbots ; con ellos tu equipo puede ahorrar valioso tiempo en las bienvenidas o enrutamiento de los clientes y utilizarlo en las conversaciones más avanzadas. Estos desarrollos usan la inteligencia artificial para automatizar las partes más repetitivas de los chats y le permiten al agente tomar el control de los mensajes solo cuando es indispensable.
  • Los mensajes rápidos , con ellos puedes configurar frases o párrafos predeterminados y activarlos usando un comando corto . De esta forma el agente solo digita un par de caracteres y no pierde minutos pensando y escribiendo los mismos textos en varias conversaciones.
  • Repartir tu equipo por Departamentos; enfocar a tu personal en las tareas que mejor saben realizar permite cerrar las conversaciones en mucho menor tiempo , y si además puedes transferir los chats entrantes a los miembros de tu equipo más capacitados, el ahorro de tiempo es considerado mayor.
  • Finalmente, existen momentos donde: por una promoción, un evento especial o una temporada particular, las empresas se ven saturadas de mensajes y saben que no podrán responder. Cerrar estos chats masivamente , para no distraer a los agentes, es otra forma de ahorrar tiempo. Así, los miembros de tu equipo se concentran en las conversaciones posteriores y no tienen que buscar conversaciones viejas.

Todas estas metodologías, son compatibles con la API de WhatsApp y representan una reducción en el número total de agentes que contrata tu empresa  para responder sus conversaciones.

La fórmula mágica de WhatsApp

Combinar la atención humana con la inteligencia artificial, además de la integración de la API de WhatsApp, hacen que la fórmula mágica para conocer el número ideal de agentes sea mucho menor. Pese a esto, cada empresa necesita evaluar su volumen diario de chats, pensando siempre que las comunicaciones, luego de entrar a tu bandeja de entrada, no deben tardar más de 24 horas en ser atendidas.

ChatBots vs Humanos

El parámetro de las 24 horas es una medida que viene directamente de WhatsApp, ellos usan este mismo tiempo para facturar de forma distinta los mensajes que una empresa recibe y genera. Es decir después de 24 horas WhatsApp asume que los mensajes de respuesta de tu empresa, pertenecen a una conversación nueva y por eso cobra una suma mayor.

Para concluir te sugerimos hacer testeos, donde evalúes el volumen de mensajes promedio que llegan a tu empresa y los agentes necesarios para responderlos. Trata de verificar si sus respuestas encajan en la medida de las 24 horas máximas y con estos datos claros, haz una regla de tres para saber qué tan cerca o alejado estás de tu punto ideal.

Si la ecuación genera un resultado negativo lo mejor es implementar las estrategias anteriormente descritas. Seguro las que escojas estarán disponibles en un servicio multiagente y multicanal.

Busca uno y solicita una demostración, no te vas a arrepentir.