Encontrar la bandeja de entrada de WhatsApp llena debería ser un síntoma de éxito en una empresa. Sin embargo, algunas marcas le tienen miedo a este fenómeno al no poder contestar todos los mensajes a tiempo, vencer este temor es muy fácil siempre y cuando se cuente con un buen aliado. En este blog te mostramos cómo responder más rápido tu WhatsApp.
¿Cómo medir mis tiempos de respuesta en WhatsApp?
Hacer un diagnóstico sobre el rendimiento de tu empresa en WhatsApp y los demás canales de mensajería que manejas, es el primer paso para mejorar tu tiempo de respuesta. Evaluar cuánto tardas en contestar una solicitud te puede indicar cuánto dinero pierdes por segundo. Existen algunas herramientas y parámetros, dictados directamente por las aplicaciones de mensajería, para estimar tu situación. A continuación te los mencionaremos:
Los tarifarios de WhatsApp API indican que después de recibir un mensaje de un cliente, la empresa receptora tiene máximo 24 horas para dar una respuesta a dicha solicitud, superado este tiempo el mensaje enviado tiene un costo adicional como penalización a la tardanza.
Además de las indicaciones de WhatsApp puedes usar una pequeña encuesta de satisfacción al final de tus conversaciones. A través de simples preguntas sobre el servicio recibido, le darás oportunidad a tu cliente de calificar su experiencia, y de paso, la impresión de tu servicio.
Otro indicador es el interés de tus clientes, si al momento de responder tus solicitudes las conversaciones ya no reciben más mensajes o directamente son blanco de quejas, definitivamente tienes que buscar una forma de mejorar tus tiempos de respuesta.
Interiorizar tu marca también es una forma de tantear la situación de tus canales de mensajería, enumerar los puntos de contacto de tu marca con los clientes y revisar cuántas personas están encargadas de responderlos, es el más obvio de los termómetros.
Si después de realizar todos o algunos de estos ejercicios los resultados no te satisfacen, el paso siguiente es buscar ayuda de los expertos.
¿Cómo mejorar mis tiempos de respuesta en WhatsApp?
Así como existen varias maneras de medir tus tiempos de respuesta, dentro del mercado se encuentran diferentes formas de aumentar la velocidad en tus chats. Lo más importante es optimizar cada alternativa y de ser posible, implementarlas simultáneamente. Esto se consigue contratando un servicio de WhatsApp multiagente y multicanal.
Accediendo a un servidor multiagente y multicanal, tu empresa puede vincular todos sus canales de mensajería como: Facebook Messenger, WhatsApp, Live Chat, Telegram, etc. en una misma plataforma y así distribuir mejor cada nueva conversación. Esta ventaja se consigue gracias a los desarrollos propios de cada plataforma. Pese a esto, es importante conocer las ventajas individuales del proveedor antes de suscribirse, puesto que no todos ofrecen lo mismo.
Dentro de las principales funcionalidades de los servidores multiagente y multicanal destinados a mejorar los tiempos de respuesta de tu empresa, puedes encontrar:
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WhatsApp multiusuario: es la oportunidad de atender una misma línea de WhatsApp con diferentes agentes al mismo tiempo, desde varios ordenadores y de forma completamente legal.
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Integración de canales: se refiere a lograr conectar las diferentes aplicaciones de mensajería en una misma plataforma, para responderlas de forma más ágil y ordenada.
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Uso de Chatbots: es decir la implementación de bots predeterminados para recibir y enrutar las nuevas conversaciones, calificar el servicio recibido por el cliente o responder preguntas frecuentes.
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Envíos masivos: La posibilidad de entregar grandes cantidades de mensajes velozmente a todos los contactos registrados en una base de datos.
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Mensajes rápidos: Es configurar frases o párrafos preestablecidos que se envían al digitar un corto comando y así evacuar de forma automática las solicitudes más sencillas.
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Reportes: Es la documentación en tiempo real de los distintos procesos relacionados con los canales de mensajería como: tiempos de respuesta, satisfacción del cliente, inicio y cierre de sesiones, número mensajes enviados etc.
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Cierre de chats de forma masiva: Es la clausura de múltiples conversaciones que no fueron atendidas a tiempo o que simplemente ya no son necesarias.
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Configuración de horario de atención: Se refiere a predeterminar por medio de mensajes, el horario de atención de la marca, de forma que las conversaciones entrantes fuera del rango conozcan los tiempos en los cuales serán atendidas.
Las anteriores son algunas de las funcionalidades más destacadas de los servicios multiagentes y multicanales. Existen otras opciones que se relacionan con otros objetivos comerciales y también están integradas a dichas plataformas.
Lo más recomendable es revisar las necesidades de tus canales de mensajería y optar por un servicio que además de suplirlas pueda brindar beneficios adicionales.
¿Cómo medir mi tiempo de respuesta en WhatsApp?
Ya conoces los beneficios de los servicios multiagentes y multicanales, además de las herramientas de diagnóstico para mejorar tus canales de mensajería, ahora te toca aplicar lo aprendido.
Para contratar un servicio multiagente y multicanal como B2Chat, que te ayuda a mejorar tu tiempo de respuesta solo debes hacer una lista de necesidades. Después de cumplir esta tarea necesitas contactar un asesor y solicitar una demostración, en caso de prestar dudas sobre el funcionamiento de la plataforma, el paso siguiente es pedir una prueba gratuita del producto.
Cumplido el término de la prueba estarás en capacidad de decidir la viabilidad de la suscripción y comprobar por ti mismo los resultados. De esta forma se logra responder el WhatsApp y los demás canales de mensajería a la velocidad de la luz.
