¿Sabías que un 71% de los consumidores son fieles a las empresas que brindan atención las 24 horas del día durante toda la semana? Los consumidores de hoy en día exigen calidad y rapidez. Por lo tanto, con el fin de brindar una atención cada vez más ágil en sus canales digitales, existen distintas herramientas de las que tu empresa se puede apoyar para lograrlo. Una de estas son los Mensajes automáticos de WhatsApp.
Seguramente ya los habrás usado o interactuado con ellos, sin embargo, en este blog aprenderás qué son, qué tipos de mensajes puedes enviar y cómo empezar a usarlos en tu empresa. ¡Empecemos!
¿Qué es un mensaje automático?
Los mensajes automáticos son textos previamente configurados con los que las empresas pueden contestar preguntas o comentarios en sus canales digitales. Son ideales para mejorar el servicio de atención al cliente, pues a través de estos las marcas logran ahorrar el que les tomaría contestar una gran cantidad de chats, comentarios o preguntas repetitivas.
Estos mensajes puedes reconocerlos en canales como un chat de Facebook Messenger cuándo deseas comunicarte con una empresa o cuando inicias un chat de WhatsApp para rastrear un pedido y recibes como respuesta un mensaje inmediato con una frase muy bien redactada o estandarizada.
Ahora, aunque la atención al cliente hoy en día se apoye de distintas herramientas de automatización, es importante asegurarse que el contenido de las respuestas que se estén brindando contribuyan al objetivo de brindar una mejor atención en el lenguaje y el tono más apropiado para tu marca.
Mensajes automáticos de WhatsApp
Los mensajes automáticos de WhatsApp son mensajes predeterminados para distintos fines y son enviados en aquellos momentos en los que tu empresa no está disponible para responder a sus contactos o para dar respuesta de forma rápida a consultas comunes.
Por ejemplo, estos mensajes se pueden utilizar para dar bienvenidas o comunicar un período de ausencia en tu empresa. Además, usarlos es más sencillo de lo que parece. Los mensajes automáticos de WhatsApp te permiten crear atajos en el teclado para seleccionar el mensaje específico que desear enviar a tus clientes o los que utilizas con más frecuencia. También, puedes incluir elementos multimedia como imágenes o videos y guardar un máximo de 50 mensajes entre tus opciones.
WhatsApp ofrece esta herramienta para a los usuarios de sus versiones Business y API, para aquellos que usan la app Messenger esta función no está disponible. Sin embargo, no es imposible. Existen algunas aplicaciones que permiten activarlos en las cuentas personales. Ahora que ya sabemos qué son, veamos para qué sirven.
¿Para qué sirven los mensajes automáticos de WhatsApp?
Los mensajes automáticos de WhatsApp pueden tener muchísimas funciones que facilitan la comunicación entre empresa y cliente. Sin embargo, algunos de los usos más comunes de este tipo de mensajes son:
Responder cuando estás ausente
Para comunicarle a tus clientes los horarios de funcionamiento de la empresa, periodos de no disponibilidad, pausas en la atención o vacaciones, están los mensajes automáticos de ausencia. Ya que WhatsApp es una aplicación de mensajería instantánea, las personas que entren en contacto con tu empresa fuera del horario comercial, obtendrán una respuesta rápida dejándoles saber que no estás presente en ese momento.
Enviar mensajes automáticos de bienvenida
Los mensajes automáticos de bienvenida además de saludar al cliente, son el primer contacto de tu empresa con los usuarios. También, si quieres ser más estratégico puedes usarlos para presentar de forma breve tu empresa.
Calificar leads
Puedes crear un mensaje automático en WhatsApp para calificar los leads generados, retenerlos y ayudarlos a pasar por las etapas de tu embudo de ventas. Con estos mensajes puedes enviar contenido relevante y captar la atención de estos leads que ya se están interesando por tu empresa.
Brindar soporte automatizado
Con los mensajes automáticos de WhatsApp también puedes optimizar tus canales de soporte. Un mensaje automático de soporte puede facilitar el acceso a la información sobre casos y seguimientos a las personas que necesitan resolver un problema con tu empresa. Configura un mensaje que anticipe el tiempo de la próxima respuesta y, además, incluye opciones que filtren la necesidad del cliente.
Completar formularios
Si para generar leads creas formularios, prueba enviarles un mensaje automático por WhatsApp. Este mensaje sirve para confirmar que el formulario se ha completado con éxito y además, puedes aprovechar para enviar algún contenido relacionado o relevante con el tema del formulario.
¿Cómo enviar mensajes automáticos por WhatsApp?
Empezar a utilizar los mensajes automáticos de WhatsApp es muy fácil y además, existen distintas formas de hacerlo. Aunque cabe mencionar que las versiones Business y API tienen distintos procesos. Veamos:
WhatsApp Business
Para configurar los mensajes automáticos en WhatsApp Business toca el ícono de Más opciones > Herramientas para la empresa > Respuestas rápidas y sigue los siguientes pasos:
- Haz clic en el ícono de añadir.
- Toca Mensaje para crear el mensaje.
- Toca Atajo con el fin de establecer el atajo del teclado para tu respuesta rápida.
- Toca GUARDAR.
Ten en cuenta que si configuras estas respuestas desde WhatsApp Web o Escritorio no se admitirán archivos multimedia en tus respuestas rápidas.
Una vez configuradas tus respuestas rápidas, enviarlas será muy sencillo. Para enviar respuestas automáticas en tus chats, haz lo siguiente:
- Abre un chat.
- Toca Mensaje y escribe “/”. Se mostrarán todas tus respuestas rápidas, incluidas las predeterminadas.
- Selecciona la respuesta rápida. El mensaje aparecerá automáticamente en el cuadro de texto.
- Edita el mensaje si lo deseas o toca el ícono de enviar.
Otra forma de enviar mensajes automáticos es como si fueran archivos adjuntos, y también requiere de muy pocos pasos:
Abre un chat.
Toca el ícono de Adjuntar > Respuestas rápidas.
Selecciona la respuesta rápida. El mensaje aparecerá automáticamente en el cuadro de texto.
Edita el mensaje o toca el ícono de enviar.
WhatsApp API
WhatsApp API es una solución diseñada para las medianas empresas y grandes compañías con grandes volúmenes de chats y necesidades a gran escala. Esta herramienta contiene una variedad de mensajes automáticos que las empresas pueden utilizar para agilizar sus comunicaciones. Sin embargo, estas opciones dependen del proveedor multiagente y multicanal con el que tu empresa realice la integración a la API.
Si quieres saber más sobre WhatsApp API, haz clic aquí.
Independientemente del proveedor que escojas en tu empresa, una forma de enviar mensajes automáticos es a través de las plantillas o templates para envíos de mensajes masivos de WhatsApp. Estas plantillas son formatos de mensajes con texto predeterminado y campos variables que puedes reemplazar por la información que desees.
Existen muchos tipos de plantillas. Cada una permite comunicar una intención distinta. Ten en cuenta que para usarlas deben ser previamente aprobadas por WhatsApp y ajustarse a los casos permitidos según la política de envíos masivos de WhatsApp. Sin embargo, el proceso es muy fácil y tenemos una guía donde te explicamos paso a paso cómo hacerlo. Haz clic en el siguiente enlace para descargarla:
B2Chat es una plataforma multiagente y multicanal que te ayuda a vender más y atender mejor a tus clientes a través de los canales de mensajería instantánea. Además de esto, te brindamos una serie de funcionalidades que te ayudarán a gestionar tus ventas o atención mucho más rápido y fácil. Si escoges a B2Chat como tu proveedor, podrás tener acceso a mensajes rápidos y mensajes de seguimiento automáticos.
Con los mensajes rápidos podrás configurar mensajes de bienvenida, despedida o incluso, crear respuestas para cuando tus agentes no están disponibles. Puedes personalizarlos con el tono y lenguaje de tu marca tantas veces quieras desde el módulo de Ajustes generales en la consola de B2Chat.
Por otro lado, con los Mensajes automáticos de seguimientos podrás enviar mensajes con una frecuencia preestablecida a los clientes que aún no han confirmado o finalizado una venta, con el fin de hacer seguimiento o enviar un recordatorio que tu empresa sigue atenta a atenderlos. Así, ahorras la tarea manual de los agentes de enviar mensajes a cada uno de los chats con ventas pendientes por cerrar y evitas costos por retoma de conversación.
B2Chat potencial tu canal de WhatsApp
B2Chat es la plataforma multiagente y multicanal con la que tu empresa podrá centralizar su mensajería de canales como WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Telegram y LiveChat en una sola bandeja de entrada. De esta manera, podrás reducir tus tiempos de respuesta y aumentar tus ventas.
Pero hay más. Con B2Chat tienes una consola web y móvil con las que podrás acceder a múltiples funcionalidades como:
- Envío de mensajes masivos por WhatsApp.
- Crear tags o etiquetas para clasificar chats.
- Enrutamiento de chats por departamentos.
- Transferencia de conversaciones entre agentes o departamentos.
- Acceso a reportes y estadísticas de las conversaciones y todos los módulos de la consola.
- App B2Chat
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